Служебное письмо - это официальный документ, предназначенный для обмена информацией между организациями, структурными подразделениями или должностными лицами. Рассмотрим его основные характеристики и правила составления.
Содержание
Служебное письмо - это официальный документ, предназначенный для обмена информацией между организациями, структурными подразделениями или должностными лицами. Рассмотрим его основные характеристики и правила составления.
1. Основные признаки служебного письма
| Назначение | Официальная деловая переписка |
| Участники | Юридические лица, госорганы, должностные лица |
| Форма | Стандартизированная структура |
2. Виды служебных писем
- Информационные (сообщающие сведения)
- Запросы (требующие предоставления информации)
- Претензионные (содержащие требования)
- Гарантийные (подтверждающие обязательства)
- Сопроводительные (прилагаемые к документам)
3. Обязательные элементы структуры
- Шапка с реквизитами организации
- Регистрационный номер и дата
- Адресат (кому направлено письмо)
- Заголовок к тексту
- Основной текст
- Подпись ответственного лица
4. Требования к оформлению
| Формат бумаги | А4 (210×297 мм) |
| Шрифт | Times New Roman, 12-14 кегль |
| Поля | Не менее 20 мм со всех сторон |
5. Особенности текста служебного письма
- Официально-деловой стиль изложения
- Отсутствие эмоциональной окраски
- Лаконичность и конкретность
- Использование стандартных речевых формул
- Нумерация страниц (если письмо многостраничное)
6. Порядок регистрации и отправки
Типовая процедура включает:
- Присвоение исходящего номера
- Внесение в журнал регистрации
- Подпись уполномоченного лица
- Проставление печати (при необходимости)
- Отправка с сохранением копии
7. Сроки ответа на служебное письмо
В зависимости от типа письма:
- Обычные запросы - 30 дней
- Обращения граждан - 30-60 дней
- Срочные запросы - срок указывается в письме
- Претензионные письма - срок определяется договором
